سياسة الخصوصية لمنصة TOA توثيق الزيارات
الإصدار 1.3. تسري من تاريخ نشرها على الموقع https://visit.toa.sa/privacy.
1. من نحن ونطاق هذه السياسة
منصة «TOA توثيق الزيارات» (ويشار إليها بـ«المنصة») خدمة اشتراك تقدمها مؤسسة سحاب المحتوى لتقنية المعلومات، الرقم الوطني الموحد للسجل التجاري 7003709222، الرقم الضريبي 302213955800003، وعنوانها الوطني RFKA2759 (2759 طريق الملك عبدالله بن عبدالعزيز، حي الخليج، الرياض 13223، الرقم الإضافي 8331) (ويشار إليها بـ«TOA» أو «نحن»).
ويُنشر تطبيق iPhone وiPad في متجر App Store باسم مطوّره تركي عبيد العنزي (TURKI OBAID S ALANEZI)، وتبقى TOA هي المسؤولة عن معالجة البيانات وفق هذه السياسة.
تُستخدم المنصة من المنشآت المشتركة (ويشار إليها بـ«العميل») لتوثيق الزيارات والاجتماعات الميدانية لموظفيها ومتابعتها واعتمادها، عبر تطبيق iPhone وiPad، ويديرها فريق TOA من موقع الويب.
تشرح هذه السياسة البيانات الشخصية التي تعالجها المنصة، ولماذا، ومن يطلع عليها، ومدة حفظها، وحقوقك عليها، وفق نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية ولوائحه التنفيذية.
2. دور TOA ودور العميل
- البيانات التي يدخلها العميل وموظفوه في المنصة (الحسابات، والسجلات، والمرفقات، والتسجيلات الصوتية، والموقع، والمهام، والفواتير المبدئية) تخص العميل. العميل هو «جهة التحكم» فيها، وTOA «جهة معالجة» تعالجها نيابة عنه ووفق تعليماته المكتوبة في عقد الاشتراك فقط.
- بيانات التواصل والفوترة الخاصة باشتراك العميل مع TOA، وحسابات فريق TOA، وسجلات الأمان، تكون TOA فيها «جهة التحكم».
- إذا كنت موظفًا لدى عميل، فطلباتك بشأن بياناتك تتجه أولًا إلى منشأتك، وتساعدها TOA في تنفيذها.
3. البيانات التي نعالجها
3.1 بيانات الحساب
الاسم، والبريد الإلكتروني، والرقم الوظيفي، ورقم الجوال، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة، والدور الوظيفي، والمدير المباشر، والمنشأة. كلمة المرور تُحفظ مشفرة بطريقة لا تسمح بقراءتها.
3.2 محتوى السجلات
تاريخ الزيارة أو الاجتماع ووقته، والمدينة، واسم الجهة المزارة، والمكان، والموضوع، وأسماء الحاضرين وجهاتهم ومسمياتهم (دون أرقام جوالاتهم أو بريدهم)، ونقاط النقاش، والتحديات، والتوصيات، والمرفقات (صور وملفات PDF)، ووقت كتابة السجل على الجهاز ووقت وصوله للخادم.
3.3 الموقع الجغرافي
- يقرأ التطبيق موقعك مرة واحدة فقط لحظة حفظ توثيق جديد أو إنجاز مهمة، لإثبات مكان التوثيق. لا يوجد تتبع مستمر، ولا قراءة للموقع في الخلفية، ولا قراءة عند التعديل.
- نحفظ خط العرض وخط الطول ودقة القراءة ووقتها، وعلامة إذا ظهر أن الموقع محاكى.
- الإحداثيات لا تظهر إلا لصاحب السجل ومديره المباشر ومدير العميل، ولمن يُمنح من فريق TOA صلاحية «تفاصيل الموقع» لغرض الدعم، ويُسجَّل كل اطلاع. ملفات التصدير لا تحتوي على الإحداثيات.
3.4 التسجيل الصوتي لمحضر الاجتماع (ميزة اختيارية)
- لا يبدأ التسجيل إلا بعد موافقة جميع الحاضرين، ويُحفظ نص الموافقة ورقم نسخته وعدد الحاضرين ووقت الموافقة.
- يتحول الصوت إلى نص على جهازك نفسه، ولا يُرسل الصوت إلى Apple أو أي جهة أخرى للتفريغ.
- يُحفظ الملف الصوتي في تخزين خاص لا يُتاح عبر رابط، ويُحذف تلقائيًا بعد 30 يومًا من اعتماد المحضر (أو 30 يومًا من بدء التسجيل إذا لم يرتبط بسجل). يبقى النص المعتمد جزءًا من السجل.
3.5 بيانات الأجهزة والإشعارات
رمز الإشعارات من Apple، وبيئة التطبيق ورقم إصداره. عند فتح تذكرة دعم من التطبيق نرفق رقم إصدار التطبيق وطراز الجهاز ونظام تشغيله لتسهيل الحل.
3.6 بيانات الأمان والتدقيق
- سجل تدقيق بكل إجراء مهم: من قام به، وبريده، وعنوان IP، ووقته. هذا السجل لا يمكن تعديله أو حذفه، لحماية حقوق العميل وموظفيه.
- محاولات الدخول (مؤقتًا لمنع التخمين)، والأجهزة الموثوقة للتحقق بخطوتين (وصف مختصر للمتصفح وعنوان IP).
- جلسات التطبيق المفتوحة لكل حساب (نوع الجهاز، ووقت الدخول، وآخر استخدام) لتطبيق حد الأجهزة المسموح وعرضها لك في «أجهزتي»، وتُحذف عند الخروج أو انتهاء الجلسة. ونرسل لك بريدًا عند كل دخول جديد لحسابك.
- مفتاح التحقق بخطوتين يُحفظ مشفرًا، ورموز الاسترداد تُحفظ بصيغة لا يمكن استرجاعها.
3.7 بيانات أخرى يدخلها العميل
المهام وتفاصيلها، والزيارات المخططة وأماكنها المستهدفة، وتذاكر الدعم ورسائلها ومرفقاتها، والفواتير المبدئية التي يصدرها العميل لعملائه (اسم المشتري ورقمه الضريبي وعنوانه).
3.8 بيانات اشتراك العميل مع TOA
بيانات المنشأة النظامية والضريبية، وبيانات المسؤول عن الاشتراك، وفواتير TOA الضريبية للعميل.
3.9 طلب التجربة المجانية
- عند طلب تجربة من صفحة «اطلب تجربة» نحفظ الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الجوال، واسم المنشأة والملاحظة إن كتبتها، ورمزًا مشفرًا لعنوان IP لمنع الطلبات الآلية. TOA هي «جهة التحكم» في هذه البيانات.
- عند الموافقة نجهّز لك منشأة تجريبية فيها بيانات توضيحية، وتستخدمها يومًا واحدًا من أول دخول. ما تكتبه فيها يُحذف مع المنشأة.
4. لماذا نعالج هذه البيانات والأساس النظامي
- تقديم الخدمة وتنفيذ عقد الاشتراك: إنشاء الحسابات، وحفظ السجلات واعتمادها، والإشعارات، والتصدير، والدعم الفني.
- إثبات صحة التوثيق: الموقع ووقت الجهاز ووقت الوصول، بناءً على المصلحة المشروعة للعميل في التحقق من الزيارات الميدانية، ومع إشعار الموظف وموافقته عند أول استخدام.
- التسجيل الصوتي: بناءً على موافقة جميع الحاضرين لكل اجتماع.
- الأمان ومنع الاحتيال وحماية الحسابات: سجل التدقيق والتحقق بخطوتين وحماية الدخول وحد الأجهزة لكل حساب وتنبيه الدخول.
- الالتزامات النظامية: الفوترة الإلكترونية لفواتير TOA مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وحفظ السجلات المحاسبية.
- التجربة المجانية: بناءً على طلبك، لمراجعة الطلب وتجهيز التجربة ومراسلتك بخصوصها فقط، ومرة واحدة لكل شخص.
- إعلانات TOA داخل المنصة: تنبيهات التشغيل تصل للجميع، أما إشعارات «المزايا والعروض» فلا تصل إلا لمن يفعّلها بنفسه من إعدادات التطبيق، ويستطيع إيقافها متى شاء.
لا نبيع البيانات، ولا نعرض إعلانات جهات أخرى، ولا نتتبعك عبر تطبيقات أو مواقع أخرى، ولا نستخدم أي أدوات تحليل أو تتبع من طرف ثالث في التطبيق.
5. من يطلع على البيانات
5.1 داخل منشأة العميل
حسب الدور والهيكل: الموظف يرى سجلاته، والمدير يرى سجلات فريقه، ومدير المنشأة ومدير المجموعة يريان ما يخص منشآتهم. لا يرى أي عميل بيانات عميل آخر.
5.2 فريق TOA
- لا يطّلع موظفو الدعم في TOA على بيانات المنشأة إلا بعد فتح تذكرة دعم تحدد السجل، وكل اطلاع من فريق TOA يُسجَّل ويظهر للمنشأة.
- حسابات فريق TOA محمية بالتحقق بخطوتين إلزاميًا.
5.3 مزودو الخدمة
- مزود الاستضافة name.com، وتعمل خوادمه في الولايات المتحدة الأمريكية: خوادم المنصة وقاعدة بياناتها وملفاتها والبريد.
- Apple لإيصال الإشعارات إلى الأجهزة. يحتوي الإشعار على عنوان عام واسم المنشأة ورمز السجل فقط، دون محتوى السجل أو اسم الجهة المزارة.
- مزود البريد الإلكتروني لرسائل الحساب والتنبيهات.
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لفواتير TOA الضريبية فقط. الفواتير المبدئية التي يصدرها العميل لا تُرسل للهيئة.
5.4 الجهات الرسمية
لا نفصح عن البيانات لجهة حكومية إلا بطلب نظامي ملزم، ونبلغ العميل ما لم يمنع النظام ذلك.
6. نقل البيانات خارج المملكة
تُحفظ بيانات المنصة لدى مزود الاستضافة name.com على خوادم في الولايات المتحدة الأمريكية. يتم هذا النقل وفق الضمانات التي تشترطها لائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، وبعد تقييم لمخاطره، وبالقدر اللازم لتقديم الخدمة فقط. وإذا نقلنا الاستضافة إلى داخل المملكة أو إلى دولة أخرى، نحدّث هذه السياسة ونبلغ العملاء مسبقًا.
7. مدة الحفظ
- محتوى العميل يبقى طوال مدة الاشتراك، ثم 90 يومًا بعد انتهائه ليتمكن العميل من التجديد أو طلب نسخة من بياناته. بعدها تُحذف بيانات العميل نهائيًا بإجراء موثق من TOA.
- الملف الصوتي يُحذف بعد 30 يومًا كما في البند 3.4.
- ملفات التصدير تُحذف بعد 24 ساعة، ونسخة البيانات المجهزة عبر تذكرة دعم تُحذف بعد 7 أيام.
- فواتير TOA الضريبية تُحفظ المدة التي يفرضها النظام (6 سنوات على الأقل)، ثم يُحذف منها اسم العميل وتبقى الأرقام فقط.
- عند إيقاف حساب موظف تُلغى جلساته فورًا، وتبقى سجلاته ملكًا للعميل.
- المنشأة التجريبية وكل ما فيها تُحذف تلقائيًا بعد 7 أيام من انتهاء التجربة. ونحتفظ ببيانات طلب التجربة (الاسم والبريد والجوال وتواريخ التجربة) حتى لا تتكرر التجربة للشخص نفسه، ولك طلب حذفها في أي وقت.
8. حماية البيانات
- الاتصال مشفر دائمًا (HTTPS)، والتطبيق لا يتصل إلا بخوادم المنصة بشهادات موثوقة محددة مسبقًا.
- رمز الدخول في التطبيق محفوظ في Keychain على الجهاز، والملفات المعلقة على الجهاز محمية بتشفير iOS، وتُغطى الشاشة عند الخروج من التطبيق.
- عزل بيانات كل عميل عن غيره بطبقتين، والتحقق بخطوتين لفريق TOA، وتقييد محاولات الدخول، وسجل تدقيق لا يُحذف.
- عند وقوع حادثة تمس البيانات الشخصية نبلغ العميل دون تأخير، والجهة المختصة خلال 72 ساعة متى انطبقت شروط الإبلاغ.
9. حقوقك
وفق نظام حماية البيانات الشخصية لك الحق في:
- العلم بكيفية معالجة بياناتك (وهذه السياسة جزء من ذلك).
- الاطلاع على بياناتك والحصول على نسخة منها بصيغة مقروءة.
- تصحيح بياناتك غير الدقيقة أو استكمالها.
- طلب إتلاف بياناتك متى انتهى الغرض منها، ما لم يوجب النظام حفظها.
- الرجوع عن موافقتك (مثل موافقة التسجيل الصوتي) في أي وقت، دون أثر على ما سبق.
نرد على الطلبات خلال 30 يومًا. إذا كنت موظفًا لدى عميل، قدّم طلبك لمنشأتك أو لنا، وسنحيله لمنشأتك وننفذه بتعليماتها.
10. الأطفال
المنصة خدمة أعمال للمنشآت وموظفيها، وليست موجهة لمن هم دون 18 عامًا.
11. التواصل والشكاوى
للأسئلة والطلبات: privacy@toa.sa، أو من «الدعم الفني» داخل التطبيق. ولك تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) إذا لم تُحل مشكلتك.
12. تحديث هذه السياسة
قد نحدّث هذه السياسة عند تغيّر الخدمة أو الأنظمة. ننشر النسخة الجديدة على هذا الرابط برقم إصدار جديد، ونبلغ العملاء بالتغييرات الجوهرية داخل المنصة قبل سريانها.